作者：朱飛
近年來，在業務數字化、網絡化、智能化變革，國家相應政策引導，以及云、大數據、人工智能等新ICT技術驅動下，各行各業都加快了數字化轉型步伐。作為分公司多、業務復雜、辦公協作頻繁的大型跨國、跨地區民企-中南集團在持續疫情催化之下，積極應對業務變革，響應國家政策，攜手華為IdeaHub辦公寶打造一體化集成數字會議室，化繁為簡、降本增效，呈現了一個利用“新物種”構建數字化辦公協作新空間的鮮活樣板。
3000億巨頭再出發，高效辦公成挑戰
成立于1988年的中南集團現有員工10萬余人，管理人員近2萬人，下轄上市公司中南建設以及中南置地、中南建筑、中南實業投資、中南教育，“4+1”業務布局目前遍及全國28個省市自治區的160多個城市，以及澳大利亞、阿爾及利亞等海外市場。從2020年開始，歷經艱苦創業、初創發展、逆境突圍、快速擴張、結構轉型、跨越發展等不同時期的中南集團， 2020年全集團實現綜合營收3165億元，位列中國企業500強第78位，中國民營企業500強第11位，中國房地產企業16強，中國建筑企業500強第8名。
在《中南集團2020年戰略報告》的引領下，正式開啟高質量發展期，明確要科學高效謀發展，用信息化、網絡化、數字化、智能化提升管理效能，夯實高質量發展基礎。在這樣的基礎下，要保障如此龐大的組織架構高效運行，如何提升各類跨區、跨國會議（例如，上級匯報、信息同步、政策下達、方案研討、學習培訓）的質量和效率是中南IT系統部門的重要挑戰。
與其他大型企業一樣，中南集團也確認了從傳統電話會議系統，到視頻會議系統，再到云化會議系統的IT升級計劃。十多年來，中南集團搭建了覆蓋總部、各分公司及項目基地的電話會議系統，從2019年90%是電話會議系統到2020年受到疫情催化，開始布放視頻會議系統以及云會議系統，截止目前以實現60%的云化視頻系統布放。新的視頻會議系統，帶來了新的會議體驗，不僅可以雙向音頻通信，與會者還可以共享屏幕、文件，為公司節省大量的差旅費和通信費用。
然而雖然視頻會議提升了面對面交流的順暢，但中南集團當前的視頻會議系統方案，由于系統龐大、多設備共存、連線復雜反而帶來了故障率高、響應速度慢、維護成本居高不下的挑戰。例如，一場簡單的跨區會議，需要IT部門提前半小時布置會議室，完成登錄會議、拉人入會，、連線電視投影材料，確認會議麥克風工作正常等多個動作，若會議途中網絡故障、帶寬波動引起的視頻會議卡頓，還需要專人予以解決和保障，而且由于設備器件過多，挨個排查可能出現20分鐘都無法清晰定位問題的情況。這就直接導致業務討論中斷，還會影響員工、領導的情緒。這種低效會議體驗，已極大的影響業務發展，無法匹配21世紀瞬息變化的市場環境和快速擴充的業務需求。
圖注：舊視頻會議室，含有投屏電視、視頻攝像頭、麥克風、會議音響、會議主控和電腦
打造數字化會議室，保障高質量會議和團隊協作體驗
面向數字化、智能化新時代，中南集團結合自身業務場景敏銳地洞察到，隨著新技術和軟件云會議的發展，要適應總部、子分公司分部、項目部等不同辦公協作環境，以及越來越多的日常移動辦公需求，快部署、易操作、低成本、零維護的高清音視頻會議解決方案正成為不可或缺的選擇。集團需要以一體化的音視頻設備打造輕量化、高集成、多功能的數字化會議室，替代傳統多媒體會議室，滿足所有傳統需求的同時提供新功能、拓展新應用。
經過研究比較，中南集團決定選擇與ICT技術全球領先、同時在數字化、智慧化辦公方面走在前列的華為合作，引入了華為IdeaHub辦公寶，一站式數字化辦公解決方案。 “一塊屏”集高清音視頻會議、4K投屏、白板協作、設備控制、AI能力等多種功能，操作及其簡單，輕松滿足總部及各分支的多樣化辦公協作需求。
圖注：改造后 “一體化”數字化會議室
華為IdeaHub可以提供媲美通常大型會議室才配備的專業級高清音視頻能力，雙芯片音視頻硬解碼能力，提升音視頻會議的穩定性，針對經常發生的總部及各分公司與項目基地橫跨整個中國之間的進度匯報會議，不僅能夠讓與會者不僅看得清，而且聽得真，確保關鍵信息的精準觸達，大大降低IT系統工作人員的維護頻次和時間。
地產建筑行業政策文件頻出，即刻的跨區域的一手信息解讀、交流培訓。相比傳統會議系統需要30分鐘左右的提前準備和調試，擁有掃碼一鍵入會、智能語音助手、人臉簽到，電子名牌、實時字幕、會議記錄等功能的華為IdeaHub，通過預約會議，下發會議通知到員工手機、電腦郵箱，員工無需繁雜操作即可快速一鍵入會，掃碼入會，高效入會。另外，華為IdeaHub辦公寶還支持白板遠程協作，在視頻會議中，當員工對于策略文件有激烈的討論碰撞，相比傳統單向的投屏或白板功能，員工可進行即時批注、遠程協作、多次編輯、掃碼帶走等功能，實現無縫的互動協作體驗，讓每一個靈光乍現都不被遺漏。
華為IdeaHub還有各種AI功能，在一線城市辦公成本高、 會議區小的情況下，智能音幕能隔絕會議區域外的噪音；智能導播（發言人追蹤）可以提升面對面溝通體驗，真實的實現“開會如見面”效果。另外華為IdeaHub辦公寶內置海量應用，支持多種第三方會議軟件、辦公應用、協作工具等，中南集團可以利用其開放能力打造不斷豐沛的辦公數字化生態，就好比智能手機+APP應用商店一樣，不斷開發新功能、拓展新應用，持續滿足辦公協作數字化、智慧化的演進需求。
化繁為簡、降本增效，全面提升體驗并釋放組織效能
研究顯示，組織能否將生產效率和員工績效提升至新的水平，很大程度上取決于企業能否為全球各地的員工提供恰當的辦公環境的“硬件基礎”與辦公協作方式的“軟性能力”。中南集團打造數字化會議室，構建數字化辦公協作新空間，正是朝著這個方向在前進，總結下來帶來了以下三個方面的提升：
從用戶層面看，數字化會議室以一體化集成設備華為IdeaHub替代了傳統多廠商多設備共存、有線連接雜亂、操作維護復雜的多媒體會議室，帶來了干凈整潔和操控簡易的極致用戶體驗，使得人們可以像操作平板一樣簡單快捷地約會開會、互動協作，并獲得多種AI加持的智慧助力，全面提升效率。
從IT層面看，一體化集成設備大幅減輕了IT團隊的負擔，使得他們前期可以快速選型部署，后期基本實現零維護，而不用像過去那樣耗費時間穿墻打孔埋地布線，不定時開展多設備故障排查，不得不對專業會議跟蹤保障，耗時費力卻難盡如人意。
從公司層面看，數字會議室有效降低了差旅費、設備采購費、運營費等各種開支，從此以后會議室不再需要投影儀、幕布、電視、機頂盒、白板、音響、麥克風、連接線……同時數字化、智能化的會議協作新模式可大幅提升團隊的工作效率、決策效率，實現組織效能的全面提升。
據悉，目前中南集團已經完成了第一批次會議室的數字化改造，采用一體化集成設備相較傳統方式初步估算至少降低了30%的成本（考慮到后期基本零維護，數字化會議室的總體擁有成本還將進一步下降）。后續中南集團還將繼續與華為合作，對全集團的會議室實施改造，實現更大范圍、更大規模的化繁為簡、降本增效。